В настоящее время совершенствование электронного документооборота является основой прогрессивного развития любой экономической системы, отрасли. Это связано с большим объемом информации, которую необходимо предоставлять в различные ведомства. В этом смысле Главное управление Пенсионного фонда РФ по Южному административному округу не является исключением. Организован электронный обмен документами с работодателями, который позволяет обеспечить своевременное и качественное предоставление отчетности в Пенсионный фонд, в том числе информации на каждого работающего гражданина, что является залогом обеспечения пенсионных прав граждан. На сегодняшний день 10 670 страхователей в Южном административном округе готовы представлять отчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам, а также сведениям персонифицированного учета «бесконтактным способом» по защищенным каналам связи.

Электронный документооборот необходим для всех работодателей, кто ценит в работе оперативность и бережет рабочее время. Сведения по каналам связи, подтвержденные электронной цифровой подписью (ЭЦП), принимаются круглосуточно и позволяют представить отчетность без визита в Пенсионный фонд.

Преимущества системы электронного документооборота очевидны. «Бесконтактный» способ передачи данных по каналам связи оптимизирует процесс передачи документов в Пенсионный фонд, улучшает условия их хранения; исключает необходимость в традиционной процедуре распечатывания, сшивания и подписывания документов на бумажном носителе, заменяя при безбумажном документообороте традиционные печать и подпись; позволяет экономить расходные материалы (бумагу, картридж для принтеров, архивные площади); упрощает процесс доставки документов при наличии электронной цифровой подписи и каналов связи Интернет. Кроме того, для подключенных к системе электронного документооборота ПФР учреждений, предприятий и организаций специалисты Пенсионного фонда выполняют информационные рассылки материалов по вопросам обязательного пенсионного страхования, персонифицированного учета, программного обеспечения. Страхователь в свою очередь может оперативно задать вопрос со своего рабочего места, запросить необходимый документ, его копию и в минимальные сроки получить ответ.

Гарантия целостности, конфиденциальность и защиты передаваемых в электронном виде сведений сохраняется за счет использования механизмов шифрования. Зашифрованные данные становятся доступными только для того, кто знает соответствующий ключ, с помощью которого можно расшифровать сообщение.

Обязательным реквизитом электронного документа является электронная цифровая подпись, которая признается равнозначной собственноручной подписи руководителя в документе на бумажном носителе при условии заключения двухстороннего соглашения между участниками информационного обмена и имеет адекватную правовую основу.

При этом использовать средства криптографической защиты информации можно не только при работе с ПФР, но и для собственных целей. Хранить информацию в зашифрованном виде удобно и надежно.

Актуальность системы электронного документооборота год от года повышается.

Принятые 24 июля 2009 г. федеральные законы № 212-ФЗ и № 213-ФЗ законодательно закрепляют обязанность плательщиков страховых взносов, у которых среднесписочная численность работающих граждан, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 100 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, у которых численность указанных физических лиц превышает данный предел, с 2010 г. ежеквартально предоставлять отчетность по установленным форматам только в электронной форме с электронной цифровой подписью, а с 2011 г. данная обязанность возникает в отношении страхователей с численностью работающих более 50 человек. Цель изменения периодичности приема отчетности — оперативность назначения пенсий и учет начисленных взносов в полном объеме на дату назначения.

Для подключения головного предприятия и подведомственных организаций к электронному документообороту ПФР возможно приобретение сокращенного пакета документов по ЭЦП, который включает один полный пакет документов по ЭЦП и рабочие места ЭЦП (с последующей выработкой ключей ЭЦП) для каждой организации. Одно рабочее место ЭЦП на 60% дешевле полного пакета документов. Все это позволит сэкономить 50% затрат по приобретению полных пакетов ЭЦП для каждого подведомственного учреждения в отдельности.

Что касается организаций с небольшим количеством работающих граждан (менее 50 человек), то перспективой развития электронного документооборота здесь является развитие сети так называемых «уполномоченных представителей», то есть организаций, которые предоставляют услуги по передаче отчетности в электронной форме по тарифам, более выгодным, чем покупка средств криптографической защиты и программного обеспечения.

Для подключения к электронному документообороту с использованием ЭЦП необходимо приобрести средства криптографической защиты информации и заключить соглашение об обмене электронными документами. Форму соглашения можно получить, направив заявку на электронный адрес: prim_ecp_083@pfrmo.ru.

За разъяснениями и получением дополнительной информации рекомендуем обратиться по месту регистрации организации в централизованное Управление № 1 по адресу: Ленинская Слобода ул., 26 либо воспользоваться интернет-сайтом ПФР:

www.pfrf.ru.__